Tutorial Menulis Show Cause Letter Dengan Betul

ByZahin BTech

Surat tunjuk sebab (show cause letter) merupakan sebuah dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh majikan untuk meminta penjelasan daripada pekerja berhubung dengan isu masalah disiplin atau prestasi kerja yang tidak memuaskan.

Surat ini penting kerana ia memberi peluang kepada pekerja untuk mempertahankan diri sebelum tindakan disiplin diambil oleh majikan. Oleh itu, penting untuk pekerja memberi perhatian kepada butiran dan kejelasan semasa menulis show cause letter.

Format Show Cause Letter Yang Mudah dan Profesional

Menggunakan format surat tunjuk sebab yang tepat adalah penting untuk menjaga profesionalisme dan kredibiliti. Oleh itu, panduan menulis show cause letter yang baik harus mudah diikuti dan relevan dengan keperluan semasa di Malaysia. 

Bagi mereka yang baru dalam situasi ini, cara buat show cause letter yang betul boleh menjadi panduan penting untuk memastikan segala prosedur diikuti dengan tepat. Ini termasuklah aspek undang-undang buruh di Malaysia yang perlu dipatuhi. 

  1. Tajuk Surat

Sama seperti mana-mana surat rasmi atau tidak rasmi, ia perlu memiliki tajuk yang jelas. Sebenarnya format penulisan surat ini juga sama seperti menulis email di mana ia perlu dimulakan dengan tajuk sebagai pengenalan.

  1. Maklumat Penerima

Perkara seterusnya yang perlu diambil perhatian adalah maklumat penerima. Sertakan maklumat penting seperti nama penuh, jawatan dan alamat tempat kerja. Penting untuk pekerja beri perhatian kepada bahagian ini.

  1. Tarikh Surat

Tidak lengkap format sebuah surat rasmi mahupun tidak rasmi jika tiada tarikh. Penggunaan tarikh pada surat ini adalah untuk tujuan rekod rasmi, jadi nyatakan tarikh pada surat waktu ia dikeluarkan lebih baik daripada tarikh ia dihantar.

  1. Salam Pembuka

Gunakan kata-kata salam pembukaan yang formal seperti ‘Tuan/Puan/Yang Dihormati’ dan diikuti dengan mana penerima. Penggunaan salam pembukaan ini penting dalam menunjukkan sifat profesionalisme.

  1. Pengenalan Ringkas

Kini sudah masuk bahagian isi surat, dan ia perlu dimulakan dengan memberi penerangan tujuan surat diahantar. Contoh mudahnya adalah seperti ‘surat ini dikeluarkan untuk meminta penjelasan mengenai…/ surat ini dikeluarkan untuk tujuan membela diri…’.

  1. Butiran Insiden atau Isu

Langkah seterusnya adalah untuk mengisi bahagian isi dengan menjelaskan secara terperinci insiden atau isu yang menyebabkan surat ini dikeluarkan. Nyatakan maklumat penting seperti tarikh, masa dan tempat kejadian dan butiran yang relevan.

  1. Permintaan Penjelasan

Pada bahagian seterusnya boleh disertakan untuk minta penerima memberi penjelasan bertulis mengenai insiden atau isu yang berlaku dalam tempoh ditetapkan, biasanya 3 hingga 7 hari bekerja.

  1. Maklumat Akibat

Untuk sisi pekerja pula boleh serta bahagian maklumat akibat dengan nyatakan kemungkinan akibat atau tindakan disiplin yang boleh diambil atas kesalahan yang dilakukan. Pekerja juga boleh memohon maaf atas kesalahan yang berlaku.

  1. Penutup

Sebelum akhiri surat sertakan bahagian penutup dengan mengucapkan terima kasih dan harapan agar isu berlaku dapat diselesaikan dengan baik. Gunakan ucapan penutup formal seperti ‘sekian, terima kasih’.

  1. Tandatangan

Penutupan sebenar untuk mana-mana surat rasmi ataupun tidak rasmi adala sertakan tandatangan pengirim, nama penuh dan jawatan. Untuk surat yang dijana digital boleh letakkan nama pada bahagian tandatangan tersebut.

Kesimpulannya, menulis show cause letter memerlukan ketelitian dan ketepatan dalam menyampaikan maklumat. Surat ini bukan sahaja penting untuk rekod majikan tetapi juga memberi peluang adil kepada pekerja untuk menjelaskan keadaan mereka.

Cari Kerja Idaman Anda Di MySyarikat JOBS Sekarang

Dalam pada itu, jika anda sedang mencari kerja sudah tiba masanya untuk gunakan MySyarikat JOBS. Dengan MySyarikat JOBS, portal pekerjaan yang memudahkan proses mencari kerja dan pekerja kini hanya di hujung jari anda sahaja! 

Cari kerja-kerja yang menawarkan gaji tinggi mengikut kesesuaian anda pada satu aplikasi sahaja. Di sini majikan boleh mencari bakal pekerja berbakat untuk syarikat, dan pekerja juga boleh mencari kerja idaman dengan mudah semuanya dalam satu aplikasi sahaja.

Dengan platform yang selamat, mudah digunakan dan mesra pengguna, MySyarikat JOBS boleh menghubungkan ratusan pekerjaan idaman kepada ribuan bakat berpotensi di luar sana!

Layari mysyarikat.jobs dan dapatkan pekerjaan idaman anda sekarang!